Polityka prywatności

Naszym celem jest należyte poinformowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przetwarzamy dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.

Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Podlaski Fundusz Ekosystem Dolina Rolnicza 4.0 Spółka z o.o. jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Administrator realizuje  swoje obowiązki informacyjne, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO.

Dane Administratora Danych Osobowych

Uprzejmie informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Podlaski Fundusz Ekosystem Dolina Rolnicza 4.0 Spółka z o.o. z siedzibą ul. Żurawia 71/2.08, 15-540 Białystok.  zwana dalej „Administratorem”.

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (dalej „IOD”), z którym można się kontaktować w sprawach przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@4podlaskie.pl lub pocztowo na adres Inspektor Ochrony Danych, Podlaski Fundusz Ekosystem Dolina Rolnicza 4.0 Spółka z o.o., ul. Żurawia 71/2.08, 15-540 Białystok. IOD udzieli Pani/Panu odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez użytkowników z serwisu 4podlaskie.pl możemy mieć do czynienia z różnymi rodzajami podstaw prawnych przetwarzania, w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania.

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

a) prowadzenie korespondencji i udzielanie odpowiedzi na zapytania – w tym obsługa zgłoszeń, ustalanie warunków współpracy, bieżąca komunikacja na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy korespondencja dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, której jesteś stroną,
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji związanej z jego działalnością i udzielaniu odpowiedzi na otrzymane wiadomości;

b) zawarcie i wykonywanie umów, w tym obsługa rozliczeń, reklamacji, roszczeń, na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem;

c) wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, archiwalnych) na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

d) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz zabezpieczenie informacji na potrzeby ewentualnych postępowań, na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw;

e) działania marketingowe (dotyczące produktów/usług Administratora), w tym wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną – o ile wyrazisz na to odrębną zgodę, na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (w zakresie, w jakim jest wymagana).

Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W związku z prowadzoną działalnością oraz korzystaniem z serwisu internetowego 4podlaskie.pl Administrator może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych:

  • Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko / funkcja, nazwa reprezentowanego podmiotu.
  • Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny/siedziby.
  • Dane związane z korespondencją i relacjami biznesowymi, dane zawarte w treści wiadomości e-mail oraz załącznikach, dane dotyczące historii kontaktu, ustaleń i współpracy.
  • Dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, identyfikatory urządzenia, dane dotyczące aktywności w serwisie (data i czas odwiedzin, odwiedzane podstrony, sposób korzystania z serwisu), inne dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i funkcjonowania serwisu.
  • Dane dotyczące udziału w projektach, wydarzeniach i programach realizowanych przez Administratora: dane identyfikacyjne i kontaktowe uczestników, dane wymagane przepisami dotyczącymi realizowanych programów/projektów, dane niezbędne do rozliczenia projektów finansowanych ze środków publicznych lub innych źródeł.
  • Dane dotyczące działań marketingowych: adres e-mail, imię i nazwisko, informacje o zainteresowaniu określonymi usługami/projektami, preferencje dotyczące otrzymywania komunikacji.
  • Dane kandydatów do pracy / współpracy: dane zawarte w dokumentach rekrutacyjnych (CV, list motywacyjny, formularze), dane dotyczące przebiegu procesu rekrutacyjnego.

Przetwarzanie danych w mediach społecznościowych

Administrator prowadzi profile w mediach społecznościowych (np. na platformach takich jak Facebook, LinkedIn, TikTok, Instagram w celu prezentowania swojej działalności, kontaktu z użytkownikami oraz prowadzenia komunikacji i działań informacyjno–promocyjnych.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane osób odwiedzających profile Administratora (np. obserwujących, reagujących na posty, komentujących) są przetwarzane w celu:

  • prowadzenia profilu i publikowania treści związanych z działalnością Administratora,
  • odpowiadania na wiadomości i komentarze,
  • analizowania zainteresowania publikowanymi treściami.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnej działalności oraz utrzymywaniu kontaktu z osobami zainteresowanymi.


Administrator przetwarza dane w ramach danego portalu społecznościowego (zgodnie z jego funkcjonalnościami), natomiast szczegółowe zasady przetwarzania danych przez operatorów tych portali (np. Meta Platforms, LinkedIn Ireland) znajdują się w politykach prywatności tych usługodawców.

Okresy przechowywania danych w poszczególnych procesach

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy Pani/Pana dane przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Pana/Pani dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

Administrator co do zasady stosuje następujące okresy przechowywania danych (o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej):

  • dane związane z korespondencją – przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń (co do zasady do upływu terminów ich przedawnienia),
  • dane dotyczące umów i rozliczeń – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi – co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
  • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, a następnie przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
  • dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu, o ile przepisy prawa nie wymagają dłuższego okresu przechowywania.

Cookies

  • • W związku z udostępnianiem zawartości serwisu internetowego 4podlaskie.pl stosuje się cookies, tj. informacje zapisywane przez serwer na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwer może odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu internetowego 4podlaskie.pl. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  • W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu użytkownika serwisu internetowego. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Niedokonanie zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym użytkownika, a tym samym będziemy przechowywać informacje w urządzeniu końcowym użytkownika i uzyskiwać dostęp do tych informacji. Administrator przetwarza Twoje dane osobowe w celu jak najlepszego świadczenia usług i dostosowania strony do Twoich potrzeb, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdzie przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody podczas akceptacji konfiguracji plików cookie, zwykle podczas pierwszej wizyty na stronie, zgoda ta jest dobrowolna i można ją wycofać w dowolnym momencie, a jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. W ramach strony 4PODLASKIE.PL wykorzystywane są następujące rodzaje plików cookies:

Prawo wycofania zgody

  • Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pani/Pan tę zgodę cofnąć.
  • Jeżeli chciałaby/-by Pani/Pan cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy :
    • wysłać e-maila bezpośrednio do Administratora Danych na adres: biuro@4podlaskie.pl lub
    • wysłać e-maila do Inspektora Ochrony Danych na adres: rodo@4podlaskie.pl 
  • Jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

Wymóg podania danych osobowych

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pani/Pana decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pani/Pana oczekiwania w zakresie korzystania z kontaktu mailowego z Administratorem Danych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Uprzejmie informujemy, że Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Źródło danych

Dane osobowe pozyskujemy:

  • bezpośrednio od Ciebie – w związku z prowadzoną korespondencją,
  • ewentualnie od Twojego pracodawcy / zleceniodawcy lub innego podmiotu, który wskazał Cię jako osobę do kontaktu (w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe).

Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:

  • podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi, takim jak: dostawcy systemów informatycznych i usług IT, firmy hostingowe oraz pocztowe, firmy kurierskie, biuro rachunkowe, kancelarie prawne, podmioty świadczące usługi doradcze z którymi zawarliśmy odpowiednie umowy powierzenia danych. 
  • innym podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy publiczne, sądy, organy ścigania – gdy wystąpią z odpowiednim żądaniem w oparciu o właściwą podstawę prawną).

Uprawnienia podmiotów danych

Uprzejmie informujemy, że posiada Pani/Pan prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
  • przenoszenia danych osobowych.

Szanujemy Pani/Pana prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację
w najwyższym możliwym stopniu.

Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie
z prawem odmówić Pani/Panu ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie
i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.

  • Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych. Musi Pani/Pan jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
    • istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pani/Pana interesów, praw i wolności lub
    • istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Swoje uprawnienia może Pani/Pan zrealizować poprzez:
    • wysłać e-maila bezpośrednio do Administratora Danych na adres: biuro@4podlaskie.pl lub
    • wysłać e-maila do Inspektora Ochrony Danych na adres: rodo@4podlaskie.pl 

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważa Pani/Pan, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pani/Pan wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.